Komunikasi berasal dari perkataan “Communicare” yaitu yang di dalam bahasa latin mempunyai arti “berpartisipasi atau memberitahukan”, sedangkan perkataan “Comunis” berarti milik bersama ataupun “berlaku dimana-mana” atau juga berarti sama, sama di sini maksudnya sama makna. Jadi jika dua orang melakukan komunikasi misalnya dalam bentuk percakapan maka komunikasi akan berjalan atau berlangsung dengan baik selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Collen McKenna mendifinisikan komunikasi sebagai proses pengiriman pesan kepada penerima dengan saling pengertian. Proses ini melibatkan beberapa komponen, yaitu pengirim pesan (sender), pesan yang dikirimkan (message), bagaimana pesan tersebut dikirimkan (delivery channel atau media), penerima pesan (receiver), dan unpan balik (feedback) yang diharapkan. WHO say WHAT to WHOM in what CHANNEL.
Kegiatan komunikasi sudah menjadi sebagian besar kegiatan kita sehari-hari, mulai antar teman/pribadi, kelompok, organisasi atau massa. Kalau lebih teliti lagi banyak kegagalan dari komunikasi yang kita lakukan. Bisa jadi bentuknya karena tujuan yang kita inginkan belum tercapai. Bukan tujuan komunikasi secara egois loh. Tetapi tujuan komunikasi yang lebih pada, tidak adanya saling kesepahaman, belum bertambahnya informasi, serta ada usaha perubahan tingkah laku pada orang atau teman kita itu. Yang terkadang tidak hanya diartikan persetujuan.
Komunikasi
Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.
Elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi adalah:
Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal, tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap ide atau pesan yang disampaikan.
· Komunikator :orang yang menyampaikan pesan
· Pesan :ide tau informasi yang disampaikan
· Media :sarana komunikasi
· Komunikan : audience , pihak yang menerima pesan
· Umpan Balik :respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya
Fungsi Komunikasi
-Membangun Konsep Diri (Establishing Self-Concept)
-Eksistensi Diri (Self Existence)
-Kelangsungan Hidup (Live Continuity)
-Memperoleh Kebahagiaan (Obtaining Happiness)
- Terhindar dari Tekanan dan Ketegangan (Free from Pressure and Stress)
William I. Gorden, Communication : Personal and Public,1978
Inti Komunikasi
Kesan adalah nuansa rasa manusia kepada obyek tertentu; obyek itu bisa barang bisa orang. Kita terkesan, karena ada sesuatu yang menarik dari obyek tersebut. Kita bisa terkesan kepada orang karena bermacam-macam; bisa karena wajah cantiknya, tampan, berkumis; bisa karena kata-katanya, karena janjinya, dan sebagainya. Membuat kesan yang baik, berarti kita harus berbuat dan bersikap tertentu yang membuat agar orang lain tertarik.
Persepsi didefinisikan sebagai interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal. Proses menafsirkan informasi indrawi. Jika persepsi kita tidak akurat kita tidak munglkin bisa berkomunikasi secara efektif.
Rudolp F.Verdeber, Communicate, 1978
Proses mencapai kesepakatan (Sharing of meaning), lazimnya berlangsung secara bertahap. Karena itu, lebih awal kita perlu memperhatikan 5 (lima) sasaran pokok dalam proses komunikasi, yaitu:
1. Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa yang kita tunjukkan kepada mereka)
2. Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau lihat
3. Membuat pendengar menyetujui apa yang telah mereka dengar (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar)
4. Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima
5. Memperoleh umpan balik dari pendengar
Tentu tidaklah mudah untuk membuat sebuah komunikasi berjalan dengan menghasilkan kesepakatan secara utuh sesuai tujuannya. Karena, salah satu prinsip dalam berkomunikasi, yakni terdapatnya kesulitan-kesulitan pokok dalam mencapai tujuan. Berikut matrik tujuan dan kesulitan dalam proses komunikasi. Persoalannya bagaimana kita mengatasi kesulitan itu. Komunikasi Efektif Joseph de Vito, pakar komunikasi menyebut ada 5 kualitas umum yang dipertimbangkan untuk efektifitas sebuah komunikasi. Kualitas ini antara lain:
Tujuan | Kesulitan |
MENDENGAR | - Orang sulit memusatkan perhatian baik pada kata yang tertulis maupun terucap untuk - Orang kurang memiliki perhatian pada apa yang bagi mereka tampak kurang penting waktu yang lama |
MEMAHAMI | - orang sering tidak memahami jenis bahasa yang dipakai pembicara -orang lebih mudah salah mengerti saat mereka mendengar tanpa melihat - Orang sering menarik kesimpulan padahal kita belum selesai bicara |
MENYETUJUI | - Orang sering merasa curiga terhadap orang lain yang sedang sedang membujuk mereka |
BERTINDAK | - Tidak mudah bagi banyak orang untuk mengubah kebiasaan mereka-orang merasa takut akan akibat dari pengambilan |
UMPAN BALIK | - Beberapa orang sering dengan sengaja menyembunyikan reaksi dan apa yang sesungguhnya mereka pikirkan - Penampilan dapat bersifat memperdaya -anggukan kepala, mungkin tidak selalu tanda setuju dan mengerti, karena bisa digunakan untuk menutupi ketidak tahuan atau keragu-raguan |
Kualitas Komunikasi | Deskripsi |
Openess | Adanya keterbukaan |
Supportiveness | Saling mendukung |
Positiviness | Bersikap positif |
Emphaty | Memahami perasaan orang lain |
Equality | Kesetaraan |
Namun demikian, yang paling mendasar dalam sebuah kegiatan komunikasi adalah adanya rasa saling percaya. Kalau sudah percaya, biasanya apapun yang dikatakan pastilah diterima! Satu hal lagi, efisiensi. Komunikasi yang efisien adalah komunikasi yang tidak membutuhkan upaya besar agar mencapai tujuannya.
Kualitas komunikator
Partisipasi merupakan modal dasar untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif. Karenanya dibutuhkan kemampuan komunikasi efektif. Kemampuan ini meliputi kemampuan untuk berbagi ide, mengkritik dari semua aspek, mendorong dan merangsang imajinasi, menolak buah pikiran yang kurang tepat, dan mengenal sejak dini solusi yang mungkin bisa diambil.
Kualitas komunikator efektif
Menilai Orang | Tahu mana yang penting dan menghargai kontribusi orang lain |
Mendengarkan secara Aktif | Berusaha keras memahami keinginan dan masalah orang lain |
Bijaksana | Memberikan kritik secara halus. konstruktif dan hormat |
Memberikan pujian | Menghargai orang lain dan kontribusi mereka di depan umum |
Konsisten | Mengendalikan suasana riang; memperlakukan sama bagi semuanya: tidak favorit |
Mengakui kesalahan | Kemauan untuk mengakui kesalahan |
Memiliki rasa humor | Mempertahankan posisi yang menyenangkan dan pendekatan yang enak |
Memberi contoh yang baik | Melakukan apa yang diharapkan orang lain |
Menggunakan bahasa Jelas, Lugas, dan Tepat | Kata-kata yang lazim, konkret, pemberian petunjuk, yang menyentuh perasaan penyimak. Hindari kata-kata bercita rasa buruk, kata-kata langsung |
Ketika berkomunikasi, kita pasti memiliki persepsi tertentu pada pendengar begitu pula sebaliknya. Kekeliruan yang sering terjadi dalam berkomunikasi adalah ketika seseorang menyampaikan informasi dengan ukurannya sendiri. Ini harus dihindarkan karena komunikasi senantiasa melibatkan orang lain.
Ahli komunikasi berpesan jika akan berhasil, maka rumusan kunci yang harus dipegang adalah “Know your audience!” – ketahuilah siapa yang Anda ajak bicara. ”Seorang komunikator yang dialogis harus mencoba mengenali dan memperkecil kecenderungannya terhadap manipulasi, keegoisan, dan obyektivasi orang lain”.Johannessen, R.L., Ethics in Human Communications, 1983
Meningkatkan kemampuan menyimak secara efektif :
v Memberikan perhatian
v Memahami komunikasi verbal dan no verbal
v Meningkatkan kemampuan dalam memahami symbol verbal dan non vervbal dengan menambah referensi pemahaman
v Menyimak untuk meganalisa dan menguasai
v Meningkatkan keahlian menyimak antar personal
Hambatan-hambatan komunikasi yang sering terjadi adalah:
Jenis Hambatan | Deskripsi |
Fisik | Hal menyangkut ruang fisik, lingkungan |
Biologis | Hambatan karena ketidaksempurnaan anggota tubuh |
Intelektual | Hambatan yang berhubungan dengan kemampuan pengetahuan |
Psikis | Hambatan yang menyangkut faktor kejiwaan, emosional, tidak saling percaya, penilaian menghakimi |
Kultural | Hambatan yang berkaitan dengan nilai budaya, bahasa, |
Sebetulnya, kesulitan berkomunikasi yang paling besar berada dalam diri kita sendiri.
Kurang yakin, kurang percaya diri, memandang orang lain kurang, lebih mendominasi, apalagi tinggi hati adalah sesuatu yang harus di swicth dan melatih kebalikannya. Ternyata berkomunikasi tidak semudah yang kita bayangkan, upaya terus-menerus harus dilakukan untuk peningkatan pengetahuan dan ketrampilan. Itupun tidak cukup, ketrampilan tersebut perlu di asah terus dan senantiasa mengetahui perkembangan dan wacana mereka. Selamat berkomunikasi, semoga lebih komunikatif.
Setelah kita memiliki fondasi utama dalam membangun komunikasi yang efektif, maka hal berikut adalah kita perlu memperhatikan 5 Hukum Komunikasi Yang Efektif (The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication) yang kami kembangkan dan rangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH, yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.
Hukum # 1: Respect
Hukum pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Rasa hormat dan saling menghargai merupakan hukum yang pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Ingatlah bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
Bahkan menurut mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa ”Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.” Dia mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan (bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi), yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan dan tak tergoyahkan. Lebih jauh Carnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya.
Charles Schwabb, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan Amerika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. Dan cara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Hal ini pula yang menjadi satu dari tiga rahasia manajer satu menit dalam buku Ken Blanchard dan Spencer Johnson, The One Minute Manager.
Hukum # 2: Empathy
Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Secara khusus Covey menaruh kemampuan untuk mendengarkan sebagai salah satu dari 7 kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti (Seek First to Understand – understand then be understood to build the skills of empathetic listening that inspires openness and trust). Inilah yang disebutnya dengan Komunikasi Empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain.
Rasa empati akan memampukan kita untuk dapat menyampaikan pesan (message) dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan (receiver) menerimanya. Oleh karena itu dalam ilmu pemasaran (marketing) memahami perilaku konsumen (consumer’s behavior) merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan dan kesenangan dari konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerjasama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. Rasa empati akan menimbulkan respek atau penghargaan, dan rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork.
Jadi sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu mengerti dan memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Sehingga nantinya pesan kita akan dapat tersampaikan tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima.
Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif. Banyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, masukan apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada umpan balik (feedback) yang merupakan arus balik dari penerima pesan.
Oleh karena itu dalam kegiatan komunikasi pemasaran above the lines (mass media advertising) diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap umpan balik dari audiensi atau penerima pesan.
Hukum # 3: Audible
Makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel sedemikian hingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.
Hukum # 4: Clarity
Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Ketika saya bekerja di Sekretariat Negara, hal ini merupakan hukum yang paling utama dalam menyiapkan korespondensi tingkat tinggi. Karena kesalahan penafsiran atau pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana.
Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.
Hukum # 5: Humble
Hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Dalam edisi Mandiri 32 Sikap Rendah Hati pernah kita bahas, yang pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (dalam bahasa pemasaran Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima hukum pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan.
